Program Income Guidance

  • Datum des Inkrafttretens: Oktober 24, 2017
  • Verantwortliche Stelle: Office for Sponsored Programs
  • PDF-Version der Anleitung zum Programmeinkommen

Grund für die Anleitung

Office of Management and Budget (OMB) Uniform Administrative Anforderungen, Kostengrundsätze und Prüfungsanforderungen für Bundespreise, Abschnitt 2 CFR 200.307 („Uniform Guidance“) definiert Programmeinkommen als „Bruttoeinkommen eines Empfängers, das direkt durch eine gesponserte Aktivität generiert oder als Ergebnis der Auszeichnung verdient wird“. Programmeinnahmen müssen identifiziert, angemessen dokumentiert und die daraus resultierenden Einnahmen und Ausgaben ordnungsgemäß erfasst und verbucht werden. Darüber hinaus erfordern nicht vom Bund gesponserte Auszeichnungen im Allgemeinen eine ähnliche Sorgfalt, um Programmeinnahmen zu identifizieren, zu dokumentieren und zu berücksichtigen. Daher unterliegen die Programmeinnahmen für von Bundes- und Nichtbundesbehörden gesponserte Auszeichnungen diesen Leitlinien. Wenn jedoch ein nicht-föderaler Sponsor oder ein Festpreis-Sponsored Award über die Frage des Programmeinkommens schweigt, ist das Einkommen nicht meldepflichtig und wird daher nicht als Programmeinkommen betrachtet.

Beispiele für Programmeinnahmen sind die folgenden, wenn die Finanzierungsquelle eine gesponserte Auszeichnung ist oder die Einnahmen direkt durch eine gesponserte Aktivität generiert werden (beachten Sie, dass Lizenzgebühren aus Patenten, Urheberrechten usw. sind in der Regel nicht als Programmeinkommen meldepflichtig):

  • Einnahmen aus im Rahmen des Projekts erbrachten Dienstleistungen wie Labortests
  • Einnahmen aus dem Verkauf von Rohstoffen und Forschungsmaterialien wie Gewebekulturen, Zelllinien und Versuchstieren
  • Registrierungsgebühren von Teilnehmern, die an einer Konferenz oder einem Workshop teilnehmen
  • Einnahmen aus dem Verkauf von Unterrichtsmaterialien
  • Verkaufs-, Miet- oder Nutzungsgebühren, z. B. Gebühren für die Verwendung von Computer- oder Laborgeräten
  • Einnahmen aus dem Verkauf von Software, digitalen Medien oder Veröffentlichungen

Auftraggeber Ermittler (PIs) und Abteilungs- / Verwaltungseinheiten auf lokaler Ebene müssen das Programmeinkommen sowohl für vom Bund als auch für nicht vom Bund gesponserte Auszeichnungen identifizieren, damit das Einkommen von der Universität verwaltet werden kann. Diese Anleitung soll die Einhaltung der Bundesvorschriften und der Bedingungen für gesponserte Auszeichnungen sicherstellen. Als Non-Profit-Institution ist die Mission der Universität nicht Gewinn aus seinen Forschungsaktivitäten zu suchen; daher nicht richtig für Programmeinnahmen auf gesponserte Auszeichnungen Buchhaltung kann möglicherweise die Steuerbefreiung der Universität beeinflussen.

Anwendbarkeit

Diese Anleitung gilt für alle Principal Investigators (PIs) und Administratoren an der Harvard University in allen Schulen, Einheiten, Abteilungen, universitätsweiten Initiativen, Labors und Zentren, die an der Verwaltung und Durchführung von gesponserten Auszeichnungen beteiligt sind.

Methoden der Programmertragsbuchhaltung

Programmertragsbuchhaltung Die Einnahmen aus dem Programm können je nach den Bedingungen für gesponserte Auszeichnungen auf eine der folgenden vier Arten verbucht werden. Unabhängig von der verwendeten Rechnungslegungsmethode dürfen Programmeinnahmen nur für zulässige Kosten gemäß den geltenden Kostengrundsätzen und den Bedingungen des gesponserten Preises verwendet werden. (Hinweis: Für Hochschulen (IHEs) und gemeinnützige Forschungseinrichtungen ist die additive Methode die am häufigsten verwendete Methode von Bundessponsoren zur Verwendung der Programmeinnahmen aus Bundeszuschüssen.)

Additive Methode

Programmertragsmittel werden dem Sponsored Award Commitment hinzugefügt und zur Förderung förderfähiger Projekt- oder Programmziele verwendet. Die Mittel können einbehalten und zur Förderung förderfähiger Projekt- oder Programmziele während der Laufzeit des Preises verwendet werden. Im Allgemeinen ist die additive Methode der Standardansatz für die Anwendung von Programmeinnahmen auf gesponserte Auszeichnungen, wenn die Auszeichnung nicht zur Behandlung von Programmeinnahmen verwendet wird.

Beispiel: Der gesponserte Preisbetrag betrug 100.000 USD. 10.000 US-Dollar Programmeinkommen werden generiert. Die insgesamt zulässigen Projektkosten betragen jetzt 110.000 USD (100.000 USD für den ursprünglichen Prämienbetrag und 10.000 USD für die erzielten Programmeinnahmen).

Deduktive Methode

Programmeinnahmen werden von den zulässigen Gesamtkosten des Preises abgezogen oder verrechnet, um die zulässigen Nettokosten zu bestimmen, auf denen der Kostenanteil des Sponsors basiert.

Beispiel: Der gesponserte Preisbetrag betrug 100.000 USD. $ 10.000 des Programms Einkommen verdient. Das Programmeinkommen muss verwendet werden, um den Prämienbetrag vom Sponsor auszugleichen, und reduziert den Gesamtprämienbetrag auf 90.000 USD. Die insgesamt verfügbaren Mittel für das Projekt belaufen sich weiterhin auf 100.000 USD (90.000 USD aus dem gesponserten Preis und 10.000 USD aus den Programmeinnahmen).

Matching-Methode

Mit vorheriger Genehmigung des Sponsors werden die Programmeinnahmen zur Erfüllung einer Verpflichtung zur Kostenteilung für den gesponserten Preis verwendet.

Beispiel: Der gesponserte Preisbetrag betrug 100.000 USD mit einer Verpflichtung zur Kostenteilung von 20.000 USD. 10.000 US-Dollar Programmeinkommen werden generiert. Die Ausgaben der Programmeinnahmen können verwendet werden, um $ 10.000 der Kostenteilungsverpflichtung zu berücksichtigen.

Add / Deduct-Methode

Ein Teil der Programmeinnahmen wird zu den für das Projekt zugewiesenen Mitteln addiert, wie von der Vergabestelle angegeben; alle verbleibenden Programmeinnahmen werden von den für das Projekt verfügbaren Gesamtmitteln abgezogen.

Beispiel: Der gesponserte Preisbetrag betrug 100.000 USD. 35.000 US-Dollar an Programmeinnahmen werden generiert, und der Sponsor ermöglicht es, die ersten 25.000 US-Dollar zum Preis hinzuzufügen, wodurch der Preis auf 125.000 US-Dollar ansteigt. Die verbleibenden 10.000 US-Dollar werden vom neuen Prämienbetrag abgezogen. Daher ist der überarbeitete Vergabebetrag $100,000 + $35,000 – $10,000 = $125,000 ($90,000 sponsored Award Betrag plus $ 35.000 Programmeinnahmen).

Hinweis: Wenn die National Institutes of Health Notice of Grant Award die Add / Deduct-Methode verwendet, legen die Vorschriften fest, dass die ersten 25.000 US-Dollar hinzugefügt und ein Überschuss von 25.000 US-Dollar von den Gesamtprojektkosten abgezogen werden.

Rollen und Verantwortlichkeiten

Die Verantwortlichkeiten für die Verwaltung der Programmeinnahmen aus gesponserten Auszeichnungen teilen sich die folgenden:

PI & Abteilung / lokale Ebene Verwaltungseinheit

  • Identifizieren Sie Quellen potenzieller Programmeinnahmen in der Vorschlagsphase und während der Vergabe
  • Senden Sie eine Anfrage an das Office for Sponsored Programs (OSP) oder Sponsored Programs Administration (SPA), um ein Programmeinkommenskonto in GMAS nach Erhalt der Auszeichnung oder während der Auszeichnung einzurichten, wenn das Programmeinkommen identifiziert wird
  • Hinterlegen Sie das Programmeinkommen mit dem entsprechenden Objektcode (siehe Anhang A für empfohlene Objektcodes für das gesponserte Programm einnahmen)
  • Buchen Sie die entsprechenden Ausgaben im Zusammenhang mit der Generierung des Programms auf das angegebene Programmeinkommenskonto
  • Stellen Sie sicher, dass die mit dem Programm verbundenen Ausgaben die Zulässigkeit der Kosten gemäß dem gesponserten Preis und den Bundesvorschriften einhalten
  • Die vom Sponsor genehmigte Methode zur Berechnung des Programmeinkommens verstehen und einhalten
  • Überprüfen und bestätigen Sie die gesamten Einnahmen aus dem Programm und den ausgegebenen Betrag, um in den Finanzteam

Büro für geförderte Programme (OSP) und Gesponserte Programme Administration (SPA)

  • Überprüfen Sie den Vorschlag auf potenzielle Programmeinnahmen und stellen Sie fest, ob es angemessen ist, Programmeinnahmen in die Einreichung des Vorschlags einzubeziehen oder auszuschließen
  • Besprechen Sie mit dem PI und den Verwaltungseinheiten auf Abteilungs- / lokaler Ebene potenzielle Finanzierungslücken, wenn die Programmeinnahmen im Vorschlag als Quelle für die Kostenteilung für das Projekt identifiziert werden
  • Verhandeln Sie die Bedingungen für das Programmeinkommen in gesponserten Auszeichnungen und verstehen Sie die vom Sponsor genehmigte Methode der Programmeinkommensrechnung
  • Richten einrichten der Auszeichnung in GMAS oder wenn das Programmeinkommen während der Auszeichnung durch den PI und die Abteilungs- / lokalen Verwaltungseinheiten ermittelt wird

Office for Sponsored Programs (OSP) Research Finance Team

  • Überprüfen und bestimmen Sie die Berichtsanforderungen des Programmeinkommens-Sponsors
  • Koordinieren Sie sich mit dem PI und den Abteilungs- / lokalen Verwaltungseinheiten, um den zulässigen Betrag des Programmeinkommens zu bestätigen, der dem Sponsor gemeldet werden soll
  • Programmeinkommenskonto für Preisverleihung abgleichen
  • Nicht ausgegebenes Programmeinkommensguthaben an den Sponsor gemäß der geschäftsbedingungen für gesponserte Auszeichnungen

Verfahren

Die folgenden Verfahren beschreiben den Prozess zur Verwaltung der Programmeinnahmen aus gesponserten Auszeichnungen.

Vorschlagsprozess

Der PI und die Verwaltungseinheiten auf Abteilungs- / lokaler Ebene sollten den Vorschlag überprüfen, um Quellen für tatsächliche oder potenzielle Programmeinnahmen aus dem Projekt zu ermitteln. Wenn Programmeinkommen identifiziert wird, wählen Sie „Ja“ zur Frage des Programmeinkommens auf dem Bildschirm „Genehmigungsattribut bearbeiten“ in GMAS.

Wenn es Programmeinnahmen gibt, die einen Teil des Projekts als verpflichtete Kostenteilung finanzieren, wenden Sie sich an OSP- oder SPA-Büros, um eine alternative Finanzierungsquelle zu ermitteln, um mögliche Defizite bei den Einnahmen aus Programmeinnahmen zu decken.

Award Initiation

Nach der Annahme des Preises sollten der PI und die Verwaltungseinheit auf Abteilungsebene / lokaler Ebene eine Anfrage an OSP / SPA senden, um ein GMAS-Programmeinkommenskonto (Teilkonto) für die Verfolgung des Programms einzurichten Einkommen während des Projektzeitraums generiert, wenn das Programmeinkommen im Vorschlagsbudget / in der Erzählung enthalten war. Wenn Programmeinkommen identifiziert werden, nachdem die Auszeichnung initiiert wurde, sollte ein Antrag auf Einrichtung eines Programmeinkommenskontos an OSP / SPA gestellt werden, sobald die tatsächlichen oder potenziellen Programmeinkommenseinnahmen identifiziert sind.

Die folgenden Informationen sollten in der Anfrage enthalten sein:

  • Beschreibung der Tätigkeit und des Verhältnisses zum gesponserten Preis
  • Ungefähres jährliches Einkommensniveau für jede Preisbudgetperiode
  • Eine vorgeschlagene Gebührenordnung für die zu erbringenden Dienstleistungen oder die Kosten der zu verkaufenden Waren sowie eine Aufschlüsselung der wichtigsten Gebühren- oder Kostenkomponenten
  • Zusicherung, dass die Dienstleistung oder Ware nicht zu einem Preis an nicht gesponserte Kunden erbracht wird, der unter dem Preis außerhalb der anbieter berechnen für die gleichen Waren oder Dienstleistungen
  • Budgetschätzung für die Nutzung des Programmeinkommens
  • Vorgeschlagen anfangs- und Enddatum des Programmertragskontos, das in den gesponserten Prämienzeitraum der Leistung fallen muss

Nach Erhalt und Genehmigung des Antrags richtet OSP / SPA ein Programmertragskonto unter dem Prämiensegment ein (mit demselben Fondswert und Aktivitätswert wie das Hauptkonto) und richtet das Konto wie folgt ein:

  • Geben Sie „program income“ in das Feld „part of account description“ ein
  • Geben Sie im Feld „funds allocated“ des Kontos einen Betrag von null% ein
  • Geben Sie einen Overhead-Satz von Null% für das Part-of-Konto ein

Im Allgemeinen wird ein einzelnes Program Income-Konto über den gesamten Zeitraum der Vergabe verwendet, wenn die Tasklogik verwendet wird. Wenn das Year Logic-Konto für eine mehrjährige Prämie verwendet wird, ist für einzelne Kontogruppen ein Program Income-Konto erforderlich, das mit den einzelnen Budgetberichtsperioden übereinstimmt. Im Algemeinen, wenn die Auszeichnung automatische Übertragung Autorität, die nicht ausgegebenen Programm Einkommen Balance am Ende des Haushaltsjahres sollte auf das nächste Haushaltsjahr Programm Einkommen Konto verschoben werden, ohne Sponsor vorherige Genehmigung erforderlich.

Programmeinnahmen und damit verbundene Ausgaben Kodierung / Aufzeichnung

Die Verwaltungseinheiten auf Abteilungsebene / lokaler Ebene sind dafür verantwortlich, prämiengenerierte Einnahmen unter Verwendung der entsprechenden Einkommensobjektcodes auf das ausgewiesene Einkommenskonto einzuzahlen und zu buchen (siehe Anhang A für empfohlene Objektcodes für gesponserte Programmeinnahmen). Programmeinnahmen sollten nur auf das ausgewiesene Einkommenskonto gebucht und nicht als Aufwandsgutschrift gebucht werden.

Darüber hinaus sind die Verwaltungseinheiten auf Abteilungsebene / lokaler Ebene dafür verantwortlich, alle mit der Generierung der Brutto-Programmeinnahmen verbundenen Ausgaben unter Verwendung geeigneter Spesenobjektcodes, die für andere Ausgaben des Projekts verwendet werden, auf dem angegebenen Programmergebniskonto zu buchen. Beispiele für Ausgaben sind Lieferungen und Reisekosten für die Ausrichtung einer Konferenz oder Arbeits- und Materialkosten für den Vertrieb der verkauften Waren oder Dienstleistungen. Programm Erträge Aufwendungen nehmen nicht Overhead.

Verwendung der Programmeinnahmen

Die Programmertragsmittel sollten zur Deckung der Projektausgaben gemäß der von der Auszeichnung geforderten Programmertragsbehandlung verwendet werden. Wenn ein Teil des Einkommens das Ergebnis von Aktivitäten ist, die nicht direkt mit dem gesponserten Preis zusammenhängen, ist es erforderlich, das Programmeinkommen anteilig zu berechnen, um den Anteil zu ermitteln, der dem gesponserten Preis zugerechnet wird. Die Programmertragsmittel sollten vor den Sponsorgeldern während des Sponsored Award-Leistungszeitraums ausgegeben werden.

Darüber hinaus sollten sich PIs und Abteilungen / Verwaltungseinheiten auf lokaler Ebene mit OSP / SPA abstimmen, um die Bedingungen für gesponserte Auszeichnungen in Bezug auf die Zulässigkeit von Kosten und die erforderliche vom Sponsor genehmigte Methode der Programmertragsbuchhaltung zu verstehen und einzuhalten.

Sponsorenberichterstattung

Wie im Sponsored Award vorgeschrieben, werden dem Sponsor die Programmeinnahmen jährlich und / oder am Ende des Awards über einen Standardfinanzbericht (z. B. Bundesfinanzbericht) oder einen separaten Programmergebnisbericht (z., NSF annual consolidated program income Report). Vor dem Fälligkeitsdatum der Finanzberichterstattung stimmt sich das OSP Research Finance-Team mit der Verwaltungseinheit der Abteilung / lokalen Ebene ab, um den Gesamtbetrag der Programmeinnahmen zu überprüfen, der gemäß der vom Sponsor geforderten Methode der Programmertragsbuchhaltung gemeldet werden soll.

Bundesvorschriften definieren Programmeinkommen als „Bruttoeinkommen“ und müssen in den Finanzberichten ausgewiesen werden. Einige Bundesbehörden (z.B. NIH, NASA, U.S. Bildungsministerium) kann zulassen, dass Kosten im Zusammenhang mit der Generierung des Bruttobetrags des Programmeinkommens, der nicht dem Zuschuss belastet wird, vom Bruttoeinkommen abgezogen werden. Die Meldung des „Nettobetrags des Programmeinkommens“ kann unter bestimmten Umständen angemessen sein, wenn der Sponsor die Verwendung der deduktiven Rechnungslegungsmethode für das Programmeinkommen verlangt, wenn die Kosten für die Generierung des Programmeinkommens dem Bundespreis nicht in Rechnung gestellt wurden.

Award Closeout

Sofern in der Auszeichnung nicht anders angegeben, schreiben die Bundesvorschriften vor, dass die Universität Programmeinkommensmittel aufwendet, bevor sie Prämienfonds ausgibt. Für Bundespreise werden Gelder, die nach Beendigung des Projekts auf dem Projekt- oder Programmeinkommenskonto verbleiben, an den Sponsor zurückerstattet. Für nicht-föderale Auszeichnungen ohne Bedingungen für die Behandlung nicht ausgegebener Programmeinnahmen nach Beendigung des Projekts, Der Programmeinnahmensaldo kann auf ein Abteilungskonto überwiesen werden. Wenn die Mittel nach Ablauf des Preises für weitere Projekt- oder Programmziele benötigt werden, sollte eine kostenlose Verlängerung beim Sponsor beantragt werden.

Programmertragskontoabgleich und Abschluss

Wenn eine Auszeichnung abgelaufen ist und der endgültige Finanzbericht erstellt wird, stimmt das OSP Research Finance-Team das Programmertragskonto ab und weist den Programmertragssaldo dem Hauptkonto und anderen Konten zu, um die Projektkosten in Abhängigkeit von der erforderlichen Abrechnungsmethode zu decken (siehe Anhang B für detailliertere Anleitungen zu den Journalprozessen und Objektcode-Verwendungen von OSP für den Abgleich der gesponserten Programmertragskonten)

Beispiel für additive und / oder oder deduktive Rechnungslegungsmethode

Für eine Konferenz zu einem Bundespreis wurde ein Programmeinkommenskonto eingerichtet, und während der Auszeichnung werden aus den Registrierungsgebühren Einnahmen in Höhe von insgesamt 15.000 USD und Konferenzkosten in Höhe von insgesamt 3.500 USD auf das Programmeinkommenskonto gebucht. Das OSP Research Finance-Team wird das Programmeinkommenskonto wie folgt abgleichen:

  • Um die Programmeinnahmen zur Deckung der zulässigen Projektkosten zu verwenden, verarbeitet OSP ein Journal, um den Bruttobetrag der Einnahmen in Höhe von 15.000 USD vom Programmeinkommenskonto auf das Projekthauptkonto zu verschieben, um die Projektkosten auszugleichen.
  • Wenn der „Brutto-Programmertragsbetrag“ im Finanzbericht ausgewiesen werden soll, verarbeitet OSP ein Journal, um konferenzbezogene Ausgaben in Höhe von 3.500 USD vom Programmertragskonto auf das Projekthauptkonto umzuverteilen, und schließt dann das Programmertragskonto in GMAS.
  • Wenn der „Nettoertragsbetrag des Programms“ im Finanzbericht ausgewiesen werden soll, verarbeitet OSP ein Journal, um den Nettobetrag des Programmertrags von 11.500 USD auf das Hauptkonto umzuverteilen und den verbleibenden Ertragssaldo von 3.500 USD und konferenzbezogenen Ausgaben von 3.500 USD auf ein nicht gesponsertes Abteilungskonto zu verschieben.

Beispiel für eine Abrechnungsmethode:

Diese Methode erfordert, dass die Programmeinnahmen zur Finanzierung des nicht gesponserten Anteils des Projekts als Kostenteilung verwendet werden. Zum Beispiel, Eine Auszeichnung erfordert 1:1 matching Funds, und das vorgeschlagene Budget beinhaltete $ 100K der Kostenteilungsverpflichtung mit einem Teil der Kostenteilung, die durch die Verwendung der Programmeinnahmen finanziert werden sollte (geschätzt auf ein Gesamteinkommen von $ 24,000, das aus den Konferenzregistrierungsgebühren generiert werden soll). Und insgesamt $ 4.300 Konferenzkosten wurden auf das Programm Einkommen Konto während der Auszeichnung gebucht. Am Ende der Auszeichnung wird das OSP Research Finance-Team die folgenden Schritte ausführen:

  • Um die Programmerträge zur Erfüllung der Verpflichtung zur Kostenteilung / Anpassung zu verwenden, verarbeitet OSP ein Journal, um den Bruttobetrag der Programmerträge vom Programmertragskonto auf das Cost Sharing Companion-Konto umzuverteilen, um die Projektkosten zu decken geteilte Ausgaben.
  • Verarbeiten Sie ein Journal, um die gesamten konferenzbezogenen Ausgaben in Höhe von 4.300 USD vom Programmergebniskonto auf das Projekthauptkonto umzuverteilen, und schließen Sie dann das Programmergebniskonto in GMAS.
  • Wenn der generierte Gesamtbetrag der Programmeinnahmen unter den ursprünglich als eine der Quellen für die zugesagte Kostenteilung in Höhe von insgesamt 100K USD veranschlagten 24,000 USD liegt, müssen der PI und die Verwaltungseinheiten auf Abteilungs- / lokaler Ebene eine alternative Finanzierungsquelle bereitstellen, um die Verpflichtungen zur Kostenteilung zu erfüllen.

Programmeinnahmen, die nach Ablauf der Prämie generiert wurden

Programmeinnahmen, die innerhalb von 60 Tagen nach Ende des gesponserten Prämienzeitraums generiert wurden, gelten weiterhin als Programmeinnahmen und werden gemäß den obigen Richtlinien für Programmeinnahmen behandelt. Andernfalls besteht keine weitere Verpflichtung gegenüber dem Sponsor für Programmeinnahmen, die nach dem Ende des Prämienzeitraums erzielt werden, es sei denn, die Bedingungen für gesponserte Prämien legen die zurückzugebenden Mittel fest.

Zugehörige Richtlinien und Dokumente

  • Sponsored Financial Reporting and Closeout Policy
  • Sponsored Expenditure Guidelines
  • Richtlinie für interne Abrechnungstransaktionen
  • Kostenteilungsrichtlinie

Definitionen

Finanzierungsvereinbarung, bei der die Universität dem Sponsor im Austausch für die Mittel eine Gegenleistung erbringt oder sich bereit erklärt, eine definierte Leistung zu erbringen oder eine Reihe von Aktivitäten für ihn durchzuführen, unabhängig davon, ob das Finanzierungsinstrument als Vertrag oder Kooperationsvereinbarung bezeichnet wird, zuschuss, Konsortialvereinbarung oder anderweitig.

Harvard-Kunden

Akademische Benutzer, die Waren oder Dienstleistungen mit der 33-stelligen Kontocodierung des Hauptbuchs von Harvard bezahlen.

Nicht-Harvard-Kunden

Eine juristische oder natürliche Person, die rechtlich von Harvard getrennt ist und in der Regel Waren oder Dienstleistungen aus Gründen der Bequemlichkeit, Qualität oder Einzigartigkeit der angebotenen Waren oder Dienstleistungen kauft. Beispiele sind PIs in angeschlossenen Krankenhäusern, kommerzielle Forschungslabors, Mitarbeiter an anderen Institutionen und nicht konsolidierende Wannen.

Leistungszeitraum

Der Zeitraum, in dem die vorgeschlagenen Arbeiten abgeschlossen werden und die bewilligten Mittel für Ausgaben des Empfängers zur Verfügung stehen.

Versionsgeschichte

24. Oktober 2017 – Veröffentlicht als Universitätsleitliniendokument

Anhang A: Empfohlene Objektcodes für die Hinterlegung von Programmeinnahmen im Hauptbuch

Zur genauen Verfolgung und Abrechnung der Programmeinnahmen, die aus den gesponserten Prämien generiert wurden, sollten die Verwaltungseinheiten auf Abteilungsebene / lokaler Ebene die entsprechenden Einkommensobjektcodes unten verwenden, wenn sie gesponserte Programmeinnahmen (Schecks und Überweisungszahlungen) im Hauptbuch hinterlegen / aufzeichnen.

Tabelle 1 – Codes für Einkommensobjekte
Beispiele für Programmeinnahmen aus gesponserten Preisen Objektcodes Objektbeschreibung
Anmeldegebühren von Teilnehmern an Konferenzen, Workshops, Seminaren und anderen Veranstaltungen 5360 Event + Programm Svcs, Extern, ALLGEMEIN
Gebühren für im Rahmen des Projekts erbrachte Dienstleistungen wie Labortests 5400 Labor Svcs, Extern, ALLGEMEIN
Gebühren aus Dienstleistungen im Rahmen des Projekts durchgeführt werden, wie z. B. Labortests 5490 Sonstige Svcs, Extern, ALLGEMEIN
Erträge aus dem Verkauf von Rohstoffen und Forschungsmaterialien wie Gewebekulturen, Zelllinien und Versuchstieren 5100 Merchandise+Materialien Vertrieb, Extern, ALLGEMEIN
Erträge aus dem Verkauf von Rohstoffen und Forschungsmaterialien wie Gewebekulturen, Zelllinien und Versuchstieren 5040 Tierverkauf, Extern, ALLGEMEIN
Erträge aus Verkäufen von unterrichtsmaterialien, die direkt durch eine gesponserte Aktivität generiert werden 5100 Merchandise+Materialien Vertrieb, Extern, ALLGEMEIN
Einnahmen aus dem Verkauf von Unterrichtsmaterialien, die direkt durch eine gesponserte Aktivität generiert werden 5050 Kopieren, Netzwerkdruck Vertrieb, Extern, ALLGEMEIN

Miet- oder Nutzungsgebühren für Computer- oder Laborgeräte.

HINWEIS:Bitte wenden Sie sich an Ihren tub Equipment Manager oder an die tub Central Finance Office, um Anleitungen zur Buchung des Verkaufs von Geräten und anderen Kapitalanlagen einschließlich der Buchung der Verkaufserlöse zu erhalten.

4690 Eqpt + Other Property Rentals, Nichtstudent, Extern, ALLGEMEIN

Miet- oder Nutzungsgebühren für Computer- oder Laborgeräte.

HINWEIS: Bitte wenden Sie sich an Ihren tub Equipment Manager oder an die tub Central Finance Office, um Hinweise zur Buchung des Verkaufs von Geräten und anderen Kapitalanlagen einschließlich der Buchung der Verkaufserlöse zu erhalten.

5720 Gebühren + Bußgelder, Sonstiges, Nichtstudent Extern, ALLGEMEIN
Einnahmen aus dem Verkauf von Software, digitalen Medien oder Publikationen 4660 Publikationen, Außendienst, ALLGEMEIN
Einnahmen aus dem Verkauf von Software, digitalen Medien oder Publikationen 5120 Tech Sales, Extern, ALLGEMEIN

Anlage B: Journal Object Codes for Sponsored Program Income Reconciliation

Das OSP Research Finance-Team ist für die Verarbeitung der Journale verantwortlich, um die Programmeinnahmen und die damit verbundenen Ausgaben auf die entsprechenden gesponserten und nicht gesponserten Konten gemäß der gesponserten erforderlichen Abrechnungsmethode während der Preisverleihung abzugleichen und neu zuzuweisen. Die hier zur Verfügung gestellten Beispiele der Zeitschriften und Objektcodes dürfen nur vom OSP Research Finance verwendet werden.

Beispiel für eine additive und / oder deduktive Abrechnungsmethode

Ein Programmeinkommenskonto wurde für eine Konferenz zu einem Bundespreis eingerichtet und hat insgesamt Einnahmen in Höhe von 15.000 USD aus den Registrierungsgebühren (in GL unter dem Einkommensobjektcode 5360 gebucht) und insgesamt konferenzbezogene Kosten in Höhe von 3.500 USD (in GL unter den Ausgabenobjektcodes 6640 und 6660 gebucht). Am Ende der Auszeichnung wird das OSP Research Finance-Team das Programmeinkommenskonto abgleichen und die Zeitschriften wie folgt verarbeiten:

  • Verarbeiten Sie ein Journal in Höhe von 15.000 USD, um das Programmertragskonto zu belasten und das Projekthauptkonto unter Verwendung der Programmerträge zur Deckung zulässiger Projektkosten zu belasten, wie im folgenden Beispiel gezeigt:
    Gutschrift: 265.21767.5910.108842.255280.0001 (15.000 USD)
    Lastschrift: 265.21767.5910.108842.255280.0002 $15,000
  • Verarbeiten Sie ein Journal, um konferenzbezogene Ausgaben in Höhe von 3.500 USD vom Programmertragskonto auf das Projekthauptkonto umzuverteilen (und geben Sie „0“ als endgültige Zahl in GMAS ein, um das Programmertragskonto zu schließen), wie im folgenden Beispiel gezeigt:
    Gutschrift: 265.21767.8880.108842.255280.0002 (3.500 USD)
    Lastschrift: 265.21767.8880.108842.255280.0001 $3,500
  • Wenn der „Netto-Programmertragsbetrag“ im Finanzbericht ausgewiesen werden soll, verarbeiten Sie ein Journal, um den Nettobetrag von 11.500 USD Programmertrag dem Hauptkonto zuzuweisen, und verschieben Sie den verbleibenden Ertragssaldo von 3.500 USD und die konferenzbezogenen Ausgaben von 3.500 USD auf ein Abteilungskonto, wie in den folgenden Beispieljournalen A und B gezeigt:
    Journal A zum Verschieben des Netto-Programmertragsbetrags zur Deckung der Projektkosten:
    Gutschrift: 265.21767.5910.108842.255280.0001 ($11,500)
    Belastung: 265.21767.5910.108842.255280.0002 $ 11,500
    Journal B für das Verschieben des verbleibenden Einkommensguthabens von $ 3,500 und der Ausgaben von $ 3,500 auf ein nicht gesponsertes Konto, das von der Abteilung bereitgestellt wird. (Hinweis: Verwenden Sie die ursprünglichen Ertrags- und Aufwandsobjektcodes, wenn Sie den Ertrags- und Aufwandsbetrag von einem gesponserten Fonds in einen nicht gesponserten Fonds übertragen).
    Gutschrift: 265.21767.5360.000001.000000.0001 ($ 3.500)
    Lastschrift: 265.21767.5360.108842.255280.0002 $ 3.500
    Gutschrift: 265.21767.6640/6660.108842.255280.0002 ($3,500)
    Belastung: 265.21767.6640/6660.000001.000000.0001 $3,500

Beispiel für Matching Accounting method

Eine Auszeichnung erfordert 1: 1 Matching Funds, und das vorgeschlagene Budget beinhaltete $ 100K der Kostenteilungsverpflichtung mit einem Teil der Kostenteilung, der durch die Verwendung der Programmeinnahmen finanziert werden soll (geschätzt auf ein Gesamteinkommen von $ 24,000, das aus den Konferenzregistrierungsgebühren generiert werden soll). Insgesamt $ 4.300 konferenzbezogenen Aufwendungen wurden auf das Programm Einkommen Konto während der Auszeichnung gebucht. Am Ende der Auszeichnung wird das OSP Research Finance-Team die Programmeinnahmen und die Prozesszeitschriften wie folgt abgleichen.

  • Verarbeiten Sie ein Journal in Höhe von 24.000 USD, um das Programmertragskonto zu belasten und dem Cost Sharing Companion-Konto (unter Verwendung des ursprünglichen Einkommensobjektcodes in GL) unter Verwendung des Programmertrags eine Gutschrift zuzuweisen, um die Verpflichtung zur Kostenteilung / Anpassung zu erfüllen, wie im folgenden Beispiel gezeigt:
    Gutschrift: 265.21767.5360.000001.255280.0001 (24.000 USD)
    Belastung: 265.21767.5360.108842.255280.0002 $24,000
  • Verarbeiten Sie ein Journal, um Ausgaben auf dem Programmertragskonto dem Projekthauptkonto zuzuweisen, und geben Sie „0“ als endgültige Zahl in GMAS ein, um das Programmertragskonto wie im folgenden Beispiel gezeigt zu schließen:
    Gutschrift: 265.21767.8880.108842.255280.0002 (4.300 USD)
    Lastschrift: 265.21767.8880.108842.255280.0001 $4,300

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