arbetsgivarens skyldighet att genomföra åtgärder för att förhindra trakasserier på arbetsplatsen

”arbetsgivarens skyldighet att genomföra åtgärder för att förhindra trakasserier på arbetsplatsen”

medan arbetsstilar har förändrats i Japan på grund av COVID-19, Labor Policy Comprehensive Promotion Act (lag nr 132 från 1966 ändrad genom lag nr 24 Från 2019) (”lagen”) trädde i kraft den 1 juni 2020 och lagen kräver att företag vidtar åtgärder för att förhindra trakasserier på arbetsplatsen. Även om lagen endast gäller stora företag vid denna tidpunkt kommer den att gälla små till medelstora företag från och med den 1 April 2022, och därför förväntas små och medelstora företag också genomföra dessa åtgärder så snart som möjligt.

under de nuvarande omständigheterna som påverkas av COVID-19 har många företag implementerat ett ”remote work” eller ”work-at-home” – system. Medan vissa kanske tror att inte arbeta på kontoret skulle leda till mindre trakasserier, tyvärr, trakasserier fortsätter och har just tagit en annan form. Termen ”avlägsen trakasserier” har alltmer använts i media, och denna typ av trakasserier är indelad i två typer: 1) sexuella trakasserier – där en chef ber sin underordnade att visa honom sitt rum; eller 2) makt trakasserier – där en chef bedriver överdriven mikromanagement eller begär överdrivna onlinemöten.

i detta nyhetsbrev vill vi fokusera på reglerna när det gäller trakasserier på arbetsplatsen.

  1. Vad är ”trakasserier på arbetsplatsen”?

artikel 30-2.1 i lagen åläggs arbetsgivare att vidta nödvändiga åtgärder för arbetsledning, till exempel utveckling av system för att svara på en begäran om samråd från en anställd och att hantera sådant samråd på ett lämpligt sätt för att säkerställa att arbetstagarens arbetsmiljö inte skadas.

den 15 januari 2020 publicerade ministeriet för hälsa, arbete och välfärd ”riktlinjer för åtgärder som ska vidtas av arbetsgivare när det gäller arbetsledning med avseende på problem som orsakas av att utnyttja sin överlägsna Position på arbetsplatsen” (”riktlinjer”) baserat på artikel 30-2.3 i lagen.

enligt lagen och riktlinjerna betyder trakasserier på arbetsplatsen ord eller handlingar som uppfyller följande tre krav:

  1. som sägs eller görs genom att dra nytta av det överlägsna förhållandet på arbetsplatsen;
  2. som går utöver det nödvändiga och rimliga arbetsområdet; och
  3. som skadar arbetstagarens arbetsmiljö.

när det gäller det första kravet utförs i allmänhet trakasserier på arbetsplatsen av en överordnad mot hans/hennes underordnade, men det kan göras mellan kollegor eller en underordnad mot hans/hennes överordnade om en sådan kollega eller underordnad har nödvändig affärskunskap eller erfarenhet och det är praktiskt taget svårt att arbeta smidigt utan hans/hennes samarbete.

för det andra kravet, som nämnts, kräver trakasserier på arbetsplatsen ord eller beteende som måste gå utöver det nödvändiga och rimliga omfattningen av arbetet. Dessutom skulle affärsinstruktioner eller utbildning på ett lämpligt sätt som ligger inom ramen för nödvändigt och rimligt arbete inte utgöra trakasserier på arbetsplatsen. Vid fastställandet av genomförandets rimlighet beaktas olika faktorer omfattande, inklusive syftet med talet eller uppförandet, omständigheterna under vilka talet eller uppförandet sägs eller gjordes, inklusive arbetstagarens existens, innehåll och grad av problematiskt beteende, frekvensen och kontinuiteten i talet eller uppförandet, förhållandet mellan arbetstagaren och trakasseraren och graden av fysisk eller psykisk nöd som arbetstagaren lidit till följd av talet eller uppförandet.

det tredje kravet på en handling som ”skadar arbetstagarens arbetsmiljö” kräver att arbetstagarens arbetsmiljö blir så obehaglig att det trakasserande talet eller uppförandet orsakar arbetstagaren fysisk eller psykisk nöd som har en allvarlig och negativ inverkan på hans/hennes arbetsprestation. Detta krav kommer att bestämmas utifrån en rimlig medarbetares uppfattning om trakasserier.

  1. typer av trakasserier på arbetsplatsen

riktlinjerna anger följande sex (6) typer av tal eller uppförande som en typisk handling av trakasserier på arbetsplatsen.

a. fysiska övergrepp,

b. psykiska övergrepp,

c. Isolering,

d. överdrivna krav – dvs att beställa onödigt eller omöjligt arbete,

e. begära simpla uppgifter – dvs beställa en anställd att utföra simpla uppgifter som är långt under den anställdes förmåga eller erfarenhet, och

f. brott mot privatlivet – dvs., alltför frågande om arbetstagarens privata angelägenheter.

riktlinjerna identifierade också specifikt att avslöjande av en anställds sexuella läggning eller könsidentitet utan hans/hennes samtycke) är ett exempel på ett brott mot integriteten som skulle utgöra trakasserier på arbetsplatsen. För att skydda arbetstagarens personuppgifter måste en arbetsgivare vidta åtgärder för att meddela sina anställda att de inte ska avslöja sina kollegors känsliga personuppgifter.

  1. arbetsgivarens åtgärder för att förhindra trakasserier på arbetsplatsen

lagen kräver att stora företags arbetsgivare genomför följande åtgärder. Som nämnts ovan kommer små och medelstora företag från och med den 1 April 2022 också att behöva genomföra dessa åtgärder.

(a) upprätta en företagspolicy för att förhindra trakasserier på arbetsplatsen och internt tillkännage sådan policy och utbilda anställda om förebyggande av trakasserier på arbetsplatsen.

en arbetsgivare är skyldig att upprätta en företagspolicy angående de typer av tal och beteende som skulle utgöra trakasserier på arbetsplatsen och meddela sådan policy till sina anställda. En arbetsgivare måste också ange innehållet i makt trakasserier i företagets arbetsregler eller andra interna regler och få sina anställda att förstå bakgrunden och orsaken till arbetsplatsen makt trakasserier. En arbetsgivare förväntas också genomföra utbildning eller seminarier för sina anställda för att förhindra makt trakasserier.

vidare måste en arbetsgivare upprätta en policy om disciplinära åtgärder mot en anställd som har utfört trakasserier och göra den tillgänglig för anställda.

det finns också regler för visselblåsning som förbjuder en arbetsgivare att hantera en anställd som begärde ett samråd för potentiell trakasserier på ett ofördelaktigt sätt (t.ex. uppsägning) och är skyldig att tillhandahålla sådana regler i arbetsregler eller andra interna regler och göra det tillgängligt för anställda.

(B) upprätta ett styrningssystem för att hantera makt trakasserier fall.

en arbetsgivare är skyldig att upprätta en konsultationslinje eller kontaktpunkt och meddela den till anställda och svara på lämpligt och flexibelt sätt på eventuella samråd. För att säkerställa att den som ansvarar för hotline hanterar samråd från anställda på ett lämpligt sätt måste arbetsgivaren upprätta ett system som kan göra det möjligt för den ansvariga att smidigt samarbeta med HR-avdelningen, skapa en handbok för samråd eller ge den ansvariga personen utbildning.

C) behandla samråd på ett omedelbart och lämpligt sätt och genomföra åtgärder för förebyggande av återfall.

om en anställd söker ett samråd om makt trakasserier, är det nödvändigt för arbetsgivaren att undersöka fakta på ett omedelbart och lämpligt sätt. Därvid är det nödvändigt att genomföra en intervju med den påstådda trakasseraren samt den anställde som bad om samråd. Arbetsgivaren bör vara medveten om att arbetstagarens samråd med företaget kan leda till ytterligare makt trakasserier mot en sådan anställd, och därför är arbetsgivaren skyldig att svara flexibelt, såsom att intervjua den påstådda trakasseraren efter att ha intervjuat vittnen.

ett viktigt villkor för att genomföra en rättvis faktaundersökning är att arbetsgivaren inte får göra en partisk intervju. Till exempel, om en anställd som har problem med arbetsprestanda söker ett samråd om trakasserier, om arbetsgivaren ger en sådan anställd en företagsinstruktion som går utöver det nödvändiga och rimliga omfattningen av arbetet, skulle en sådan handling utgöra trakasserier på arbetsplatsen.

vidare bör en arbetsgivare vara medveten om att trakasserier ofta utförs i ett slutet rum, och som ett resultat har en anställd som söker samråd ofta inga objektiva bevis, till exempel ljuddata. Också, den anställde som har trakasserats är ofta kompatibel med trakasseraren, och därmed, även om e-postkommunikation kan tyda på en vänskaplig relation mellan trakasseraren och den anställde, arbetsgivaren bör vara försiktig för att avgöra om det fanns en arbetsplats makt trakasserier genom att samla in andra icke-partisk information och genomföra intervjuer med kollegor.

om en arbetsgivare finner trakasserier på arbetsplatsen är det nödvändigt att vidta åtgärder för den anställde som har trakasserats – till exempel jobbrotation av antingen arbetstagaren eller trakasseraren, ursäkt av trakasseraren eller samråd för mental och känslomässig nöd. Vidare bör arbetsgivaren vidta disciplinära åtgärder mot trakasseraren eller låta skådespelaren be om ursäkt till den trakasserade arbetstagaren i enlighet med företagets interna regler.

dessutom, för att förhindra en upprepning av makt trakasserier, en arbetsgivare är skyldig att internt tillkännage företagets policy för att förhindra makt trakasserier och utbilda anställda att göra dem djupare förstå de olika typerna av makt trakasserier och de åtgärder som företaget har på plats för att lösa och förebygga eventuella makt trakasserier frågor.

  1. riktlinjer – föredragna åtgärder

riktlinjerna föreskriver att företag förväntas vidta följande åtgärder:

a. Upprätta ett styrningssystem som kan ge konsultation för makt trakasserier samt andra typer av trakasserier såsom sexuella trakasserier eller Moderskap trakasserier,

b. genomföra åtgärder för att eliminera orsaker och miljö som skulle orsaka makt trakasserier på arbetsplatsen, och

c. lägga fram insatser för att övervaka förebyggande åtgärder för makt trakasserier och att överväga nödvändig uppdatering genom att genomföra frågeformulär eller diskussioner med anställda.

dessutom förväntas en arbetsgivare tillhandahålla en intern policy för sina anställda att inte utföra trakasserier mot andra tredje parter, såsom deras leverantörers anställda, arbetssökande, frilansare och praktikstudenter. En arbetsgivare bör också sträva efter att uppmuntra självmedvetenhet om sina anställda att inte utföra trakasserier. Vidare förväntas en arbetsgivare också upprätta ett system för att korrekt hantera trakasserier av sina kunder.

  1. framåt

termen ”trakasserier” har fortsatt att bli ett hushållsord i media, särskilt med de senaste fallen av ”avlägsen trakasserier”. Med den ökade medvetenheten om trakasserier på arbetsplatsen tror vi att det sannolikt kommer att bli ett ökat antal medarbetarkonsultationer. För varje medarbetarkonsultation är det första svaret mycket viktigt. Med tanke på att ett företag kan vara ansvarigt för monetära skador om trakasserier på arbetsplatsen hittas, måste det vara försiktigt i sin första bestämning av huruvida det fanns trakasserier på arbetsplatsen. Dessutom, även om företaget inte finner någon handling av makt trakasserier, blir det ofta praktiskt taget svårt för den anställde att fortsätta anställning hos företaget och lämpliga åtgärder måste vidtas för att säkerställa att en sådan anställd inte sätts i en ofördelaktig ställning till följd av hans/hennes samråd. Vi anser att det är viktigt att involvera en advokat i ett tidigt skede innan en trakasserier situation kan bli ohanterlig. Vårt företag kan inte bara ge dig råd om ett inledande medarbetarkonsultation utan också utarbeta interna policyer och fungera som en extern kontaktpunkt för anställda för att förhindra och lösa trakasserier på arbetsplatsen.

små och medelstora företag: andra företagare än den nationella regeringen, lokala myndigheter och förvaltningsorgan med kapital eller bidrag på högst 300 miljoner JPY (50 miljoner JPY för företagare vars huvudsakliga verksamhet är detaljhandel eller service och 100 miljoner JPY för företagare vars huvudsakliga verksamhet är grossist) och som sysselsätter högst 300 anställda på heltid (50 för arbetsgivare vars huvudsakliga verksamhet är detaljhandel eller service och 100 för arbetsgivare vars huvudsakliga verksamhet är grossist) (se artikel 4 i tilläggsbestämmelsen om lagen).

Lämna ett svar

Din e-postadress kommer inte publiceras.